مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) یک هاب همکاری یکپارچه است که به تیمها کمک میکند تا در یک مکان واحد با هم در تماس باشند، سازماندهی شوند، و کارها را پیش ببرند. این ابزار فراتر از یک اپلیکیشن چت ساده است و مجموعهای از امکانات ارتباطی، مدیریت پروژه و اشتراکگذاری فایل را فراهم میکند.
در ادامه، راهنمای جامع برای استفاده حداکثری از قابلیتهای تیمز برای کار تیمی مؤثر آورده شده است.
۱. پایههای کار تیمی: تیمها و کانالها
محیط کار تیمی شما در Teams بر اساس تیمها و کانالها سازماندهی میشود.
الف. ایجاد و مدیریت تیم
- تیم (Team): مجموعهای از افراد، گفتگوها، فایلها و ابزارها است که معمولاً حول یک واحد کاری (مانند بازاریابی، مالی) یا یک پروژه بزرگ تشکیل میشود.
- نحوه ایجاد: در تب Teams، روی گزینه “Join or create a team” کلیک کنید و سپس “Create a new team” را انتخاب کنید.
- نوع تیم: میتوانید تیم را به صورت خصوصی (Private) (که فقط با دعوت قابل دسترسی است) یا عمومی (Public) (که هر کسی در سازمان میتواند به آن بپیوندد) تنظیم کنید.
- افزودن اعضا: پس از ایجاد تیم، اعضای مورد نظر را بر اساس نام یا ایمیل به آن اضافه کنید.
ب. سازماندهی با کانالها
- کانال (Channel): کانالها فضاهای کاری سازمانیافتهای در داخل یک تیم هستند که برای دستهبندی موضوعات، پروژهها یا حوزههای کاری خاص استفاده میشوند.
- کانال عمومی (Standard Channel): برای گفتگوهای باز و موضوعاتی که همه اعضای تیم باید در جریان آن باشند.
- کانال خصوصی (Private Channel): برای گفتگوهای محرمانه یا پروژههایی که فقط زیرمجموعهای از اعضای تیم به آن نیاز دارند.
۲. ارتباطات مؤثر: چت، گفتگو و تماس
تیمز امکانات ارتباطی متنوعی را برای جایگزینی ایمیلهای داخلی و جلسات حضوری فراهم میکند.
الف. پستها و گفتگوهای کانال
- گفتگوهای موضوعی (Threaded Conversations): به جای فرستادن پیامهای تکخطی، پیامها را به صورت موضوعی در کانالها ارسال کنید. با کلیک بر روی “Reply” زیر یک پیام، مطمئن میشوید که پاسخ شما مربوط به همان موضوع خاص است و از سردرگمی جلوگیری میکند.
- منشن کردن (@Mentions): برای جلب توجه مستقیم یک فرد یا یک کانال، از علامت @ استفاده کنید (مثلاً:
@سعیدیا@کانال طراحی).
ب. چتهای خصوصی
- چتهای فردی و گروهی: برای گفتگوهای غیررسمی یا سریع یک به یک یا بین چند نفر از همکاران (خارج از ساختار تیم و کانال) استفاده کنید.
ج. تماسها و جلسات آنلاین
- جلسات برنامهریزیشده: از تب Calendar یا تقویم، جلسات خود را برنامهریزی کنید. این تقویم با Outlook شما همگامسازی میشود.
- دعوت از شرکتکنندگان: افراد و حتی یک کانال را دعوت کنید.
- اشتراکگذاری صفحه نمایش (Screen Sharing): در حین جلسه، صفحه، یک پنجره خاص یا یک سند را با دیگران به اشتراک بگذارید.
- تماسهای صوتی و تصویری: میتوانید تماسهای فوری صوتی یا تصویری را مستقیماً از یک چت یا یک کانال شروع کنید.
۳. همکاری پیشرفته: فایلها و برنامهها
قدرت واقعی تیمز در همکاری همزمان و یکپارچهسازی ابزارها است.
الف. اشتراکگذاری و ویرایش همزمان فایل
- تب Files در کانال: هر کانال دارای یک تب “Files” است که در واقع متصل به شیرپوینت (SharePoint) است. فایلهای مرتبط با آن کانال را در آنجا آپلود کنید.
- همکاری Real-Time: با آپلود فایلهای Office (Word, Excel, PowerPoint) در تیمز، میتوانید به صورت همزمان با همکاران خود روی سند کار کنید، بدون اینکه نگران نسخههای مختلف باشید.
ب. استفاده از تبها (Tabs)
- تبها به شما این امکان را میدهند که برنامهها و ابزارهای مورد نیاز پروژه خود را مستقیماً به کانالها متصل کنید تا به سرعت به آنها دسترسی داشته باشید.
- Planner: یک تب Planner اضافه کنید تا وظایف و تسکهای پروژه خود را مدیریت کرده و به افراد محول کنید.
- OneNote: برای یادداشتبرداری مشترک یا طوفان فکری (Brainstorming) از OneNote استفاده کنید.
- سایر برنامهها: میتوانید برنامههای شخص ثالث دیگر مانند Trello، Asana یا داشبوردهای مختلف را نیز از طریق تبها متصل کنید.
۴. مدیریت بهرهوری و تمرکز
- مدیریت وضعیت (Status): وضعیت خود را به Available (در دسترس)، Busy (مشغول)، Do Not Disturb (مزاحم نشوید) یا Away (دور از دسترس) تغییر دهید تا همکارانتان از وضعیت شما باخبر شوند.
- فعالیتها (Activity Feed): تب Activity یک فید شخصی از منشنها، پاسخها، و فعالیتهای مرتبط با شما را نشان میدهد. این بخش را مرتب چک کنید تا مهمترین موارد را از دست ندهید.
- جعبه فرمان (Command Box): از نوار جستجوی بالا میتوانید علاوه بر جستجو، از دستورات میانبر سریع استفاده کنید (مثلاً تایپ کنید
/awayبرای تغییر وضعیت یا/callبرای برقراری تماس).
با بهرهگیری از این قابلیتها، مایکروسافت تیمز به شما کمک میکند تا سازماندهی شده، متمرکز و هماهنگتر از همیشه با تیم خود همکاری کنید و بهرهوری را به طور چشمگیری افزایش دهید.
