قفسههای پرونده، اتاقهای بایگانی و تختههای اعلانات سنتی، همگی راهحلهای ذخیرهسازی و به اشتراکگذاری اطلاعات هستند؛ اما راهحلهایی که کند، حجیم و مستعد بههمریختگیاند. حالا فکر کنید همین دفتر کار مجهز به یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک ابری، با قابلیت دسترسی آسان و به اشتراکگذاری امن اطلاعات از هر کجای دنیا میشود. این دقیقاً همان تمایز کلیدی بین شیرپوینت آنلاین و شیرپوینت سرور است.
شیرپوینت چیست؟
قبل از اینکه به سراغ مقایسه این دو نسخه برویم، بد نیست نگاهی به ماهیت کلی شیرپوینت داشته باشیم. شیرپوینت یک پلتفرم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) است که توسط مایکروسافت توسعه یافته است. این پلتفرم به سازمانها امکان میدهد تا اسناد، گزارشها، تصاویر، ویدیوها و سایر انواع فایلها را به صورت مرکزی ذخیره، سازماندهی، مدیریت و به اشتراک بگذارند. شیرپوینت همچنین مجموعهای از ویژگیهای همکاری را ارائه میدهد، از جمله لیستها، کتابخانهها، وبسایتهای درون سازمانی، گردش کار و فرمهای خودکار.
شیرپوینت آنلاین: چابکی ابری
شیرپوینت آنلاین، نسخهی ابری شیرپوینت است که به عنوان بخشی از بستهی خدمات ابری مایکروسافت 365 ارائه میشود. این نسخه به اینترنت متصل است و بر روی سرورهای مایکروسافت اجرا میشود. استفاده از شیرپوینت آنلاین مستلزم پرداخت حق اشتراک ماهانه است و راهاندازی و نگهداری آن بر عهdef مایکروسافت است.
مزایای شیرپوینت آنلاین:
- دسترسی از هر کجا: به لطف ماهیت ابری آن، میتوانید از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت، به سایتهای شیرپوینت و اسناد خود دسترسی داشته باشید. این امر، دورکاری و همکاری تیمی را تسهیل میکند.
- هزینههای راهاندازی و نگهداری پایین: نیازی به خریداری و نگهداری زیرساخت سختافزاری و نرمافزاری نیست. همهچیز بر عهدهی مایکروسافت است.
- امنیت بالا: مایکروسافت از بالاترین استانداردهای امنیتی برای محافظت از دادههای شما استفاده میکند.
- بهروزرسانی خودکار: دیگر نگران بهروزرسانیهای نرمافزاری نباشید. شیرپوینت آنلاین بهطور خودکار بهروزرسانی میشود و همیشه از جدیدترین ویژگیها بهرهمند است.
- قابلیت همکاری آسان: اشتراکگذاری اسناد و همکاری بر روی آنها با همکاران به سادگی چند کلیک است.
- یکپارچهسازی با سایر محصولات مایکروسافت 365: شیرپوینت آنلاین با سایر برنامههای مایکروسافت 365 مانند ورد، اکسل، پاورپوینت و تیمز به خوبی یکپارچه میشود.
معایب شیرپوینت آنلاین:
- وابستگی به اینترنت: برای دسترسی به سایتهای شیرپوینت و اسناد خود، به اتصال دائمی به اینترنت نیاز دارید.
- محدودیتهای ذخیرهسازی: بسته به نوع اشتراک مایکروسافت 365، ممکن است با محدودیتهایی در فضای ذخیرهسازی مواجه شوید.
- کنترل کمتر بر روی زیرساخت: از آنجایی که شیرپوینت آنلاین روی سرورهای مایکروسافت اجرا میشود، کنترل کمتری بر زیرساخت فناوری اطلاعات خود خواهید داشت.
شیرپوینت سرور: کنترل کامل در محل
شیرپوینت سرور، نسخهی درونسازمانی شیرپوینت است که بر روی سرورهای اختصاصی سازمان شما نصب میشود. این نسخه، کنترل کامل را بر روی زیرساخت فناوری اطلاعات به شما میدهد و برای سازمانهایی که به امنیت اطلاعات حساس خود اهمیت ویژهای قائلاند، ایدهآل است.
مزایای شیرپوینت سرور:
- کنترل کامل: شما مسئولیت کامل زیرساخت و امنیت دادههای خود را بر عهده دارید.
- شخصیسازی گسترده: میتوانید شیرپوینت سرور را کاملاً مطابق با نیازهای خاص سازمان خود سفارشی کنید.
- ظرفیت ذخیرهسازی بالا: محدودیتی در فضای ذخیرهسازی نخواهید داشت.
معایب شیرپوینت سرور:
- هزینههای بالا: نیاز به خریداری و نگهداری سختافزار و نرمافزار دارید. همچنین، هزینهی مجوز نرمافزار شیرپوینت سرور به طور جداگانه محاسبه میشود.
- پیچیدگی راهاندازی و نگهداری: راهاندازی و نگهداری شیرپوینت سرور به دانش فنی تخصصی نیاز دارد.
- امنیت: اگرچه شیرپوینت سرور از نظر امنیتی قوی است، اما نیاز به پیکربندی و مدیریت دقیق دارد تا از خطرات امنیتی مصون بماند.
- عدم بهروزرسانی خودکار: بهروزرسانیهای نرمافزاری باید به صورت دستی انجام شوند.
- قابلیت همکاری محدود: در مقایسه با شیرپوینت آنلاین، قابلیتهای همکاری شیرپوینت سرور محدودتر است.
انتخاب بین شیرپوینت آنلاین و شیرپوینت سرور
انتخاب بین این دو نسخه به نیازها و اولویتهای سازمان شما بستگی دارد. اگر به دنبال راهحلی چابک، مقرون به صرفه و با قابلیت دسترسی آسان هستید، شیرپوینت آنلاین میتواند انتخاب مناسبی باشد. اما اگر به دنبال کنترل کامل، امنیت بالا و قابلیتهای سفارشیسازی گسترده هستید، شیرپوینت سرور گزینه ایدهآل شما خواهد بود.
جمعبندی
انتخاب بین شیرپوینت آنلاین و شیرپوینت سرور یک تصمیم مهم است که باید با دقت انجام شود. هر دو نسخه مزایا و معایب خاص خود را دارند. با در نظر گرفتن نیازها و اولویتهای سازمان خود، میتوانید بهترین نسخه را برای نیازهای خود انتخاب کنید.
نکات کلیدی:
- شیرپوینت آنلاین یک پلتفرم ابری است، در حالی که شیرپوینت سرور بر روی سرورهای داخلی سازمان شما نصب میشود.
- شیرپوینت آنلاین راهاندازی و نگهداری آسانتر و مقرون به صرفهتر است، اما کنترل کمتری بر روی زیرساخت فناوری اطلاعات به شما میدهد.
- شیرپوینت سرور کنترل کامل و قابلیتهای سفارشیسازی گسترده را ارائه میدهد، اما نیاز به دانش فنی و سرمایهگذاری بیشتر دارد.
