تصور کنید در یک شرکت شلوغ کار میکنید. همکارانتان در بخشهای مختلف پراکندهاند و هماهنگی بین تیمها برای پیشبرد پروژهها به کار تیمی روان و مداوم نیاز دارد. ایمیلبازیهای وقتگیر، جلسات حضوری پیدرپی و سردرگمی در به اشتراک گذاشتن اسناد، کابوسی است که میتواند راندمان کاری را به شدت کاهش دهد.
خوشبختانه، راهحلی کاربردی برای این چالش وجود دارد. مایکروسافت تیمز با انقلابی در دنیای نرمافزارهای ارتباطی، بستری یکپارچه را برای برقراری ارتباط، همکاری و مدیریت کار تیمی در دنیای امروز، چه در محیط کار فیزیکی و چه به صورت دورکاری، فراهم کرده است. در این مقاله به مزایای متعدد استفاده از مایکروسافت تیمز و اینکه چگونه میتواند به افزایش بهرهوری و موفقیت کسب و کار شما کمک کند، میپردازیم.
خداحافظ به ایمیلبازیهای بیپایان: چت و کانالهای موضوعی در مایکروسافت تیمز
ایمیلها میتوانند به راحتی گم شوند و پیگیری مکالمات طولانی و ردیابی تصمیمات نهایی در میان انبوهی از ایمیلها کار دشواری باشد. مایکروسافت تیمز با امکان چت و ایجاد کانالهای موضوعی، ارتباطات را منظم و هدفمند میکند.
- چتهای دو نفره و گروهی: برقراری ارتباط مستقیم با تک تک همکاران یا گروههای کاری خاص به سادگی چند کلیک امکانپذیر است. دیگر نیازی به ارسال ایمیلهای تکراری به افراد مختلف یک تیم نیست. با چتهای گروهی، همه افراد در جریان امور قرار میگیرند و پاسخگویی سریعتر میشود.
- کانالهای موضوعی: برای بحث و تبادل نظر حول محور پروژهها یا موضوعات خاص، میتوانید کانالهای اختصاصی ایجاد کنید. در این کانالها میتوانید فایل به اشتراک بگذارید، جلسات آنلاین برگزار کنید و مکالمات را به صورت موضوعی تفکیک کنید. این موضوع باعث میشود حواسپرتی در حین کار کاهش یابد و افراد بر روی بحثهای مرتبط با هر کانال تمرکز کنند.
همکاری بینقص بر روی اسناد با ادغام کامل آفیس 365
فرض کنید در حال کار بر روی یک پروژهی مشترک هستید و نیاز به ویرایش همزمان یک سند دارید. مایکروسافت تیمز با یکپارچهسازی کامل با مجموعه آفیس 365، این امکان را برای شما فراهم میکند تا بدون نیاز به خروج از نرمافزار، بر روی اسناد ورد، اکسل، پاورپوینت و … به صورت آنلاین و همزمان با همکاران خود ویرایش و همکاری داشته باشید. دیگر نگران نسخههای مختلف و سردرگمی در بهروزرسانی اسناد نخواهید بود.
این قابلیت به طور ویژه در شرایط دورکاری، جایی که دسترسی فیزیکی به یک سند مشترک وجود ندارد، بسیار کاربردی است. همه اعضاء تیم میتوانند تغییرات یکدیگر را به صورت لحظهای مشاهده کنند و در فضایی واحد بر روی پیشبرد پروژه تمرکز نمایند.
سازماندهی حرفهای فایلها و مدیریت آسان اسناد
در گذشته، به اشتراک گذاری و سازماندهی فایلها در یک فضای کاری مشترک میتوانست به کابوسی برای تیمهای بزرگ تبدیل شود. مایکروسافت تیمز با ارائه فضای ابری اختصاصی برای هر تیم، امکان آپلود، اشتراکگذاری و مدیریت آسان اسناد را فراهم میکند. دیگر نگران گم شدن فایلها در درایوهای شخصی افراد یا نسخههای مختلف یک سند نخواهید بود.
قابلیت جستجوی قدرتمند تیمز به شما این امکان را میدهد تا به راحتی هر فایلی را که به دنبال آن هستید پیدا کنید. همچنین، سطوح مختلف دسترسی برای فایلها قابل تعریف است تا امنیت و محرمانگی اطلاعات در سازمان حفظ شود.
برگزاری جلسات آنلاین باکیفیت و صرفهجویی در زمان
مایکروسافت تیمز با برخورداری از امکان برقراری تماسهای صوتی و تصویری باکیفیت بالا، برگزاری وبینارها و جلسات آنلاین را به امری ساده و در دسترس تبدیل کرده است.
- اشتراکگذاری صفحه نمایش: در حین جلسات آنلاین میتوانید صفحه نمایش خود را با همکاران به اشتراک بگذارید تا به راحتی بر روی اسناد، تصاویر و ارائهها با یکدیگر کار کنید.
- ضبط جلسات: جلسات آنلاین شما در تیمز قابل ضبط هستند تا در صورت نیاز، افراد غایب یا کسانی که به هر دلیل نتوانستهاند در زمان مشخص در جلسه حضور داشته باشند، به محتوای آن دسترسی پیدا کنند.
- زیرنویس زنده: برای افراد کمشنوا یا کسانی که در محیطهای پر سر و صدا هستند، امکان فعال کردن زیرنویس زنده در جلسات آنلاین وجود دارد.
- انتخاب بین تماسهای صوتی و تصویری: با توجه به نیاز و شرایط خود میتوانید جلسات را به صورت صوتی یا تصویری برگزار کنید.
مزایای دیگر استفاده از مایکروسافت تیمز:
- یکپارچهسازی با سایر برنامهها: مایکروسافت تیمز با طیف گستردهای از برنامههای کاربردی مانند Trello، Salesforce و Google Drive یکپارچه میشود تا نیازهای مختلف شما را در یک محیط واحد برآورده کند.
- دسترسی از طریق تلفن همراه: با استفاده از اپلیکیشن موبایل مایکروسافت تیمز، میتوانید در هر زمان و مکانی به چتها، کانالها، جلسات و فایلهای خود دسترسی داشته باشید.
- امنیت و حریم خصوصی: مایکروسافت تیمز با استفاده از رمزنگاری قوی و پروتکلهای امنیتی پیشرفته، از اطلاعات و حریم خصوصی شما محافظت میکند.
- رابط کاربری ساده: رابط کاربری مایکروسافت تیمز بصری و آسان است و به راحتی میتوانید با آن کار کنید.
